Onlinebuchhaltung

Für Unternehmer und Freelancer ist die Buchhaltung eine der kompliziertesten Aufgaben. Sie ist zeitintensiv und bringt keinen Euro Verdienst ein, was dafür sorgt, dass sie oft vernachlässigt wird. Dabei ist eine sorgsam gepflegte Buchhaltung wichtig – nicht nur für die eigene Organisation, sondern auch für das Finanzamt.

Umso besser ist es, dass es inzwischen eine Vielzahl von Online-Lösungen gibt, die die Arbeit vereinfachen. Mit einer Online-Buchhaltung können die verschiedensten Aufgaben vereinfacht werden und das zu geringen monatlichen Kosten. Was spricht für und was spricht gegen eine Buchhaltung im Internet?

Was sind die wichtigsten Funktionen einer Onlinebuchhaltung?

Ob nun kleines Unternehmen, gefragter Selbständiger oder Freelancer – die Buchhaltung ist eine Pflichtaufgabe. In der Regel nimmt sie einiges an Zeit ein und nicht zuletzt auch Platz, wenn nicht bereits auf eine digitale Lösung gesetzt wurde. Dabei ist es längst nicht mehr notwendig, all diese Dinge per Hand zu erledigen. Verschiedene Lösungen im Internet bieten eine Online-Buchhaltung mit den umfangreichsten Funktionen und mit allen Dingen, die für die Aufgaben rund um die Buchhaltung nötig sind. Alleine die Arbeit mit diesen Programmen im Internet erleichtert die Aufgaben rund um die Buchhaltung erheblich. Welche Funktionen sind besonders hervorzuheben?

• Rechnungen: Rechnungen können schnell und unkompliziert entsprechend eigener Vorlagen erstellt werden. Die Gestaltungsmöglichkeit des Briefdesigns ist je nach Anbieter mehr oder weniger stark ausgeprägt. Es folgt nicht nur der automatisierte Versand, sondern auch die direkte Verarbeitung in der Buchhaltung.
• Mahnwesen: Das komplette Mahnwesen wird automatisiert. Ein großer Vorteil für eine unangenehme Notwendigkeit. Denn das Versenden von Mahnungen per Hand ist schade um Zeit und Nerven. Durch Online-Buchhaltungssoftware lassen sich Fälligkeiten schnell online einsehen und entsprechende Mahnungen mit den verschiedenen Stufen automatisch versenden.
• Online-Banking: Dank der Schnittstellen kann das Online-Banking bei einigen Software Services integriert werden und erleichtert so die Zuordnung von Zahlungen für die Buchhaltung. Gerade bei viel Zahlungsverkehr schafft diese Option einen schnelleren Überblick. Das integrierte Onlinebanking über die Buchhaltungssoftware ermöglichst so eine deutliche Konzentrations- und Zeitersparnis gegenüber dem ansonsten händischen Abgleichen und dem Verwalten von Überweisungen an anderer Stelle. Je nach Anbieter gibt es auch verschiedene Online Broker, welche eine Anbindung an ihre Online Buchhaltung bieten.
• Beratung: Viele Dienste haben eigene Experten in Form von Steuerberatern und Buchhaltern, die bei Wunsch Tipps geben und bei der Verarbeitung der Buchhaltung helfen können.
• Zentralisierter Posteingang: Durch die Möglichkeit, Rechnungen, Mahnungen und Angebote zu senden, ist das Buchhaltungsprogramm ein zentraler Punkt für die tägliche Arbeit.
• Elster: Oft vernachlässigt aber wichtig ist der Zugang zu der Elster-Schnittstelle der Finanzämter. So können Umsatzsteuer-Anmeldungen und wichtige Dokumente einfach und unkompliziert zum Finanzamt gesendet werden.

Dies sind nur einige der grundlegenden Beispiele an Funktionen, die eigentlich bei jedem Dienst zu finden sind. Natürlich gibt es zwischen den unterschiedlichen Anbietern Unterschiede. Manche von ihnen haben ein noch umfangreicheres Portfolio. Meist orientiert sich dies an den genauen gebuchten Paketen und den monatlichen Kosten, die für einen solchen Service aufgebracht werden müssen.

Kostenlos testen

Durch die Möglichkeit einer kostenlosen Testphase bei beinahe jedem Anbieter, ist es dem Nutzer möglich, sich einen praktischen Überblick darüber zu verschaffen, welche Funktionen genau vorhanden sind. Auch die Usability und das Interface können so individuell beschnuppert werden, da es hier teilweise auch um Geschmack geht.

Für wen ist die Online-Buchhaltung interessant?

Grundsätzlich ist die Online-Buchhaltung für jeden zu empfehlen, der bisher unnötig viel Zeit in diese wiederkehrende Aufgabe stecken musste. Konkreter ist es so, dass vor allem Freelancer und kleine Unternehmen davon profitieren können. Die Freelancer erhalten eine gute Basis für all die Aufgaben – nicht nur bei der Buchhaltung, sondern auch bei der Korrespondenz mit Kunden. Durch die Möglichkeiten der Rechnungen, des Mahnwesens und der Angebote können verschiedene andere Tools eingespart werden. Ähnlich verhält es sich mit einem kleinen Unternehmen. Hier ist der Aufwand bei der Buchhaltung in der Regel größer. Statt weiteres Personal nur für diese Aufgabe einzustellen, lassen sich viele Prozesse mit der Online-Buchhaltung vereinfachen und beschleunigen, was im Zweifel gleichbedeutend mit einem höheren Umsatz durch besseres Zeitmanagement ist. Nicht zu vergessen, dass das Projektmanagement in den Tools auch zur Organisation beiträgt.

Die besten Dienste für Freelancer

Einige der Dienstleister aus dem Bereich der Buchhaltung im Internet haben sich ganz ausschließlich auf die Einzelkämpfer, sprich die Einzelunternehmer und die Freelancer spezialisiert. Nicht nur die Funktionen sind auf sie angepasst, auch die Oberfläche sollte genau ihren Bedürfnissen entsprechen. Hier drei Beispiele für solche Dienste:

Fastbill: Fastbill ist Kundenakte, Budgetplanung und Postausgang in einem Programm. Für 19 Euro im Monat können unbegrenzt Rechnungen und Belege erstellt werden. Zudem ist es möglich, das Tool mit einem eigenen Branding auszustatten und so selbst das Programm für die Buchhaltung in der eigenen CI zu nutzen.

Papierkram: Das Portal hat sich vor allem auf die umfangreiche Buchhaltung konzentriert. Freelancer und Unternehmen finden eine Vielzahl an Werkzeugen, die die Arbeit und die Verwaltung bei der Buchhaltung erleichtern sollen. Dazu kommen Projektmanagement und eine umfassende Zeiterfassung, die natürlich besonders für die Rechnungsstellung gut geeignet ist. Die Preise bewegen sich, je nach Funktionsumfang, zwischen 4 und 20 Euro im Monat.

Mein-Tagwerk: Das Portal Mein-Tagwerk ist besonders für jene geeignet, die eine zeitgenaue Abrechnung und Stellung der Rechnungen erwünschen. Die Seite bietet umfassende Tools für die Berechnungen des Stundensatzes, für die Zeiterfassung und für den Versand von individualisierten Rechnungen. Die Preise beginnen bei 7,25 Euro im Monat.

Die Vor- und Nachteile einer Buchhaltung im Internet

An der Zahl der Portale und Dienstleister liegt es also nicht. Es gibt für jeden Anspruch etwas und sie unterscheiden sich teilweise so stark in den Funktionen, dass es sich auch lohnen kann, mehr als einen Dienst zu nutzen, um möglichst viele Aufgaben abzudecken. Es bleibt aber die Frage, wie gut eine solche Buchhaltung wirklich ist.

Vorteile

Zum Einen ist die Online-Buchhaltung ein Garant für flexibles Arbeiten. Die Portale sind immer mit dem Internet erreichbar und so kann von jedem Ort der Welt aus gearbeitet werden. Die Daten sind zentral gespeichert und sicher abgelegt. Zudem sind die monatlichen Kosten gering, gerade in Hinblick auf die eingesparte Zeit, mit der man rechnen muss.

Nachteile

Der einzige allgemeine Nachteil liegt eigentlich darin, dass der Wechsel eines Anbieters kompliziert sein kann, da die Daten umgetragen werden müssen.

Für Freelancer und kleine Unternehmen spricht alles für den Einsatz einer Online-Buchhaltung. Wichtig ist, dass ein Vergleich der Dienste durchgeführt wird. So finden sich genau die Dienstleister, die optimal zu den eigenen Anforderungen passen.