Rechnung schreiben als Kleinunternehmer – so geht's richtig (2026)

Als Kleinunternehmer dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen – aber die Rechnung muss trotzdem fast alle Pflichtangaben enthalten. Und seit der Reform der Kleinunternehmerregelung zum 1. Januar 2025 mit neuen Grenzen (25.000 €/100.000 €) kommt eine weitere Fehlerquelle dazu: die Grenzüberwachung.

Illustration: Kleinunternehmer-Rechnung ohne USt

Die Pflichtangaben – mit einer Besonderheit

Ihre Rechnung braucht grundsätzlich alles, was § 14 UStG verlangt: Name/Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge/Art der Leistung, Leistungsdatum und den vereinbarten Betrag.

Die Besonderheit: Statt Steuersatz und Steuerbetrag schreiben Sie den Hinweis:

„Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."

Ohne diesen Hinweis riskiert Ihr Kunde, dass das Finanzamt trotzdem Umsatzsteuer von der Rechnung abzieht – ein Ärger, der vermeidbar ist.

Muster: Kleinunternehmer-Rechnung

Fotostudio Muster (Einzelfirma)
Maria Muster
Beispielallee 7
50667 Köln
Steuernummer: 214/5678/9012

Rechnung Nr. 2026-017
Datum: 18.09.2026
Leistungsdatum: 10.09.2026

An: Café Beispiel GmbH, Bonn

Pos.  Leistung                        Betrag
1     Business-Shooting inkl. 20      450,00 €
      bearbeitete Bilder

Gesamtbetrag (netto = brutto):        450,00 €
Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.

Zahlbar bis 02.10.2026.

Die neuen Grenzen im Blick behalten

Seit 2025 gilt:

25.000 € Vorjahresumsatz – darunter dürfen Sie die Regelung nutzen
100.000 € Überschreitungsgrenze – sobald Sie im laufenden Jahr darüber liegen, werden Sie sofort umsatzsteuerpflichtig
Ab dann müssen Sie für bereits gestellte Rechnungen des Jahres die Umsatzsteuer nachträglich ausweisen und an das Finanzamt abführen

Genau deshalb ist es gefährlich, „einfach weiterzurechnen": Wer bei 98.000 € Umsatz noch ohne USt fakturiert und die Marke übersieht, muss die 19 % aus eigener Tasche zahlen.

Praktische Tipps

Umsatz laufend mitzählen – ein einfaches Tabellenblatt reicht, besser: Software mit Grenzwarnung
Nummernkreis pro Jahr neu starten (z. B. 2026-001) – erlaubt und übersichtlich
Bei EU-Kunden prüfen: Reverse-Charge und Kleinunternehmerregelung vertragen sich nicht immer – im Zweifel beraten lassen
Honorarnoten mit Leistungsdatum versehen, sonst streikt die Buchhaltung des Kunden

Software mit echtem Kleinunternehmer-Modus

Anbieter	Kleinunternehmer-Modus	Grenzwarnung	Einstieg
Accountable	✅	✅ live berechnet	0 € (Basis)
Kontist	✅	✅	0 € (Basis)
Lexware Office	✅	✅	ab 13,90 €
Papierkram	✅	✅	ab 12,50 €
Norman	✅	✅	ab 9 €

Diese Programme blockieren versehentliche USt-Ausweise, warnen bei Annäherung an die 100.000 € und rechnen den Wechsel in die Umsatzsteuerpflicht live durch. Mehr dazu in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung 2026.

Fazit

Die Kleinunternehmer-Rechnung ist unkompliziert – solange die § 19-Klausel drinsteht und die Umsatzgrenze im Blick bleibt. Wer die Grenzüberwachung nicht dem Kopf vertrauen will, nimmt ein Tool wie Accountable oder Kontist, das mitdenkt.